Un salarié d’une PME d’Ile de France et son employeur ont récemment été mis en cause par l’inspection du travail pour l’utilisation d’un titre restaurant un jour non ouvrable !
Tant pour l’employeur que pour le salarié, le risque encouru est une amende prévue pour les contraventions de 4ème classe, à savoir 3.750 € pour le premier et 750 € pour le second (article R. 3262-46 du Code du travail).
Là réside tout l’enjeu de cette mise en cause.
La sanction peut sembler sévère voire incongrue tant les dérives liées à l’utilisation des titres restaurants sont répandues.
Mais pourtant et contrairement à l’opinion publique, la réglementation des titres restaurant est extrêmement stricte et les conditions d’utilisation en sont très limitées.
A l’heure où l’inspection du travail sévit, il est opportun de rappeler le bon usage des titres restaurant.
1. Qu’est-ce qu’un titre restaurant ?
L’employeur doit mettre à disposition un véritable local de restauration lorsqu’au moins 25 salariés souhaitent prendre leur repas sur leur lieu de travail ou un simple emplacement leur permettant de se restaurer dans de bonnes conditions de santé et de sécurité si ce nombre est inférieur à 25 salariés (article R. 4228-22 et R. 4228-23 du code du travail).
L’équipement minimal du local est prévu à l’article R. 4228-22 du code du travail. On doit y trouver des tables et des chaises, un réfrigérateur, un ou plusieurs appareils permettant de réchauffer les aliments etc.
Parallèlement, l’employeur peut décider d’instaurer des titres restaurant au profit de ses salariés.
Il faut savoir que la mise en place des titres restaurant est une faveur accordée par l’entreprise. Il n’existe aucune obligation légale à ce sujet.
Par ailleurs, le titre restaurant constitue un avantage consenti au salarié en contrepartie de son travail.
A l’origine, son utilisation n’était prévue qu’en paiement d’un repas consommé au restaurant mais l’apparition d’autres formes de restaurant (restauration rapide, vente à emporter, traiteur etc.) a permis un élargissement de leur usage.
Il peut être délivré sous la forme papier ou sous la forme dématérialisée au choix de l’employeur.
Quelle que soit la forme choisie, les titres restaurant doivent faire apparaître des mentions ou informations obligatoires listées aux articles R. 3262-1-1, R. 3262-2 et R. 3262-8 du Code du travail.
2. Le financement des titres restaurant
Les titres restaurant sont financés en partie par l’employeur et par les salariés.
La prise en charge patronale est exonérée de charges sociales et fiscales (article L. 3262-1 et suivants du Code du travail).
Pour bénéficier de ces exonérations, la participation patronale doit remplir quelques conditions :
– Elle doit être comprise entre 50 % et 60 % de la valeur libératoire du titre remis au salarié ;
– Elle ne doit pas excéder un certain montant (5,38 € en 2017 et 5.43 € en 2018).
Lorsque le comité d’entreprise ou le comité social et économique participe avec l’employeur au coût des titres restaurant, cette participation s’ajoute à celle de l’employeur pour apprécier les conditions et limites des exonérations.
La part restante des titres restaurant doit être prise en charge par le salarié lui-même.
Si la participation patronale n’est pas respectée, la sanction est que la part dépassant le plafond d’exonération autorisé est soumise à charges sociales et à impôt sur le revenu, sauf mauvaise foi ou agissements répétés de l’employeur.
3. Les règles d’utilisation des titres restaurant
a) Un titre par jour de travail effectué
Même si cela peut apparaître évident, les titres restaurant ne peuvent être attribués qu’aux salariés de l’entreprise et un même salarié ne peut recevoir qu’un titre restaurant par jour de travail effectué.
Autrement dit, en cas d’absence, les salariés n’y ont pas droit et ce quel que soit le motif de cette absence (congé maladie, congés annuels, congés RTT etc.).
Par ailleurs, l’attribution des titres restaurant n’est permise que pour les jours où le salarié est présent dans l’entreprise pendant la pause déjeuner.
De ce fait, un salarié travaillant à temps partiel dont l’heure de déjeuner n’est pas comprise dans son horaire de travail, ne peut pas bénéficier de titres restaurant.
b) Utilisation des titres restaurant uniquement les jours ouvrables
La conséquence logique de l’attribution des titres restaurant par jour de travail effectué est que l’utilisation de ces titres doit se faire uniquement pendant les jours ouvrables (donc hors dimanche et jours fériés), sauf décision contraire de l’employeur au bénéfice exclusif des salariés travaillant ces mêmes jours.
Mieux vaut être vigilant lorsque l’on paie avec un titre restaurant au risque de se voir sanctionner d’une amende de 4ème classe !
c) Les titres restaurant sont nominatifs.
Qui n’a pas déjà fait don de ses titres restaurant à son conjoint, à son enfant ou à un inconnu dans la rue ?
Cette pratique peut paraître anodine, mais pourtant elle est interdite !!
En effet, les titres restaurant ne peuvent être utilisés que par le salarié auquel l’employeur les a remis.
Ils sont nominatifs.
d) La durée de validité
Selon l’article R. 3262-5 du Code du travail, les titres-restaurant ne peuvent être utilisés que pendant l’année civile dont ils font mention et durant les deux premiers mois de l’année suivante.
Aucun titre émis durant l’année en cours ne peut être utilisé par le salarié tant qu’il n’a pas utilisé tous les titres émis durant l’année civile écoulée.
e) Le montant maximum du titre restaurant
L’utilisation des titres restaurant est limitée à 19 € maximum par jour.
Il est néanmoins permis d’utiliser 2 titres restaurant par repas.
f) L’utilisation limitée au département du lieu de travail
L’utilisation des titres restaurant est circonscrite au département du lieu de travail des salariés bénéficiaires ou aux départements limitrophes.
Lorsqu’un salarié est amené à se déplacer pour des raisons professionnelles hors de ces départements, il peut utiliser ses titres restaurant uniquement si l’employeur a pensé à apposer une mention spéciale, sous sa responsabilité validant une telle utilisation.
4. La péremption
Les titres restaurant émis mais non utilisés par le salarié au cours de la période de validité, peuvent être échangés gratuitement contre un nombre égal de titres valables pour la période ultérieure, s’ils ont été rendus par le salarié à son employeur au plus tard au cours de la quinzaine suivante (article R. 3262-5 Code du travail).
L’employeur peut quant à lui obtenir de la société émettrice, au cours du mois qui suit la période d’utilisation, l’échange des titres inutilisés en ne versant que la commission normalement perçue par l’émetteur lors de la vente de ces titres (ce délai est porté à deux mois par certains organismes).
Dans ce cas, le montant des commissions correspondant aux titres dont la non-utilisation incombe aux salariés est remboursable par ces derniers à l’employeur (article R. 3262-12).
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En conclusion, avant de mettre en place un système de titres restaurant, il vaut mieux s’assurer de bien connaitre l’ensemble de la réglementation applicable et de sensibiliser ses salariés à ce sujet.
Le non-respect des conditions d’utilisation des titres restaurants susmentionnées est puni d’une contravention de 4ème classe (article R. 3262-46 du Code du travail).
Par conséquent, tant les salariés que les employeurs doivent veiller à en user à bon escient.