Confinement oblige, le décret d’application publié le 10 avril 2020 (n°2020-418) relatif à l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 prise par le Gouvernement assouplit les règles relatives aux réunions et délibérations des assemblées et organes dirigeants des personnes morales. Ces mesures sont applicables jusqu’au 31 juillet 2020 et concernent :
1° Les sociétés civiles et commerciales ;
2° Les masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers ;
3° Les groupements d’intérêt économique et les groupements européens d’intérêt économique ;
4° Les coopératives ;
5° Les mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles ;
6° Les sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle ;
7° Les instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale ;
8° Les caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel ;
9° Les fonds de dotation ;
10° Les associations et les fondations.
De façon exceptionnelle, la tenue des réunions à huis clos est autorisée. 3 modes de participation sont assouplis : le vote par correspondance, le mandat et la visioconférence. Ces mesures peuvent être prises par délégation dont le décret précise les modalités : elle doit être écrite, préciser la durée pour laquelle elle est consentie ainsi que l’identité et la qualité du délégataire.
Il s’agit d’un dispositif provisoire qui adapte le droit des sociétés et en particulier les règles relatives à l’exercice des droits d’associés et le formalisme de la représentation à une situation exceptionnelle.
Signalons dans ces textes objectivement techniques les nouveautés suivantes :
- Pour le cas où les dispositions législatives qui régissent l’assemblée, les statuts ou le contrat d’émission permettent de voter par correspondance, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée (ou le représentant légal agissant sur délégation) peut décider que les membres de l’assemblée peuvent adresser leurs instructions de vote par message électronique à l’adresse indiquée à cet effet dans la convocation.
- Lorsqu’il est fait application des articles 4, 5 ou 6 de l’ordonnance (réunion sans présence physique ; réunion utilisant des moyens de visioconférence ; vote par consultation écrite), le procès-verbal le mentionne. Lorsque l’article 4 est appliqué, le procès-verbal mentionne en outre la nature de la mesure administrative qui limite ou interdit les rassemblements collectifs.
- Lorsqu’il est fait application de l’article 4 de l’ordonnance (réunion sans présence physique des membres) et lorsqu’un actionnaire (d’une société anonyme ou d’une société en commandite par action) donne mandat à un tiers pour le représenter, les mandats avec indication de mandataire, y compris ceux données par voie électronique, peuvent valablement parvenir à la société jusqu’au 4ème jour avant l’assemblée. Le mandataire adresse ses instructions à la société ou à l’intermédiaire habilité par elle par message électronique à l’adresse indiquée par la société ou son intermédiaire au plus tard le 4ème jour précédant la date de l’assemblée.
- Pour l’exercice du droit de vote lui-même, la règle diffère selon les sociétés. Pour les SARL, les sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions dont les statuts permettent de voter par des moyens électroniques de télécommunication et qui ont aménagé un site internet exclusivement à cette fin comme la réglementation les y oblige, le décret prévoit que la possibilité de voter par des moyens électroniques de télécommunication est ouverte sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet, sur décision de l’organe compétent pour convoquer l’assemblée. Cette mesure s’applique également aux assemblée d’obligataires, de porteurs de titres participatifs et de porteurs de valeur mobilière. Elle ne s’applique pas en revanche aux sociétés par actions simplifiée.
- Pour ces dernières, la loi ne prévoit pas de possibilité de vote électronique. L’assemblée pourra en revanche se tenir par des moyens de visioconférence et les votes seront exprimés oralement par les membres de l’assemblée.
- Dans les mêmes sociétés et sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet, l’actionnaire peut, par dérogation au texte applicable, choisir un autre mode de participation sous réserve que son instruction en ce sens parvienne à la société au plus tard le quatrième jour précédant la date de l’assemblée ; les précédentes instructions sont alors révoquées.
- Enfin et lorsqu’il est fait application de l’article 4 de l’ordonnance, si l’assemblée d’actionnaires (ou de porteurs de certains types de valeurs mobilières) ne peut être présidée par le président du conseil d’administration ou du conseil de surveillance ou, en son absence, par le personne prévue par les statuts, elle est présidée par la personne désignée à cet effet pour le conseil d’administration ou le conseil de surveillance parmi ses membres ou, en cas d’indisponibilité, parmi les mandataires sociaux. L’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire doit désigner deux scrutateurs qu’il s’efforce de choisir parmi les actionnaires. A défaut, les scrutateurs peuvent être choisis en dehors des actionnaires.
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Pierre Détrie : detrie@pechenard.com